ExpensasYaCómo liquidar las expensas
En ExpensasYa la liquidación reparte el total del período según el coeficiente de cada unidad. Cargás los egresos del mes y descargás el resultado en PDF y en Excel.
Actualizado el
¿Qué es liquidar las expensas en ExpensasYa?
Es armar el período del mes: cargás los egresos, el sistema reparte el total según el coeficiente de cada unidad y descargás el resultado en PDF y en Excel.
El orden habitual es crear el período, cargar los gastos, revisar los cargos por unidad, cerrar y, por último, enviar las expensas.
¿Cómo empiezo un período nuevo?
Creás el período del mes. Si existe el mes anterior, podés copiar sus gastos y porcentajes para no empezar de cero.
Se copian los porcentajes, los gastos manuales, las provisiones y las cuotas abiertas, que avanzan una cuota. No se copian servicios, sueldos, documentos ni caja. Si no hay un período anterior, las unidades activas se incluyen con su porcentaje por defecto.
¿Cómo cargo los egresos del mes?
Subís la factura en PDF: si se puede leer, se toman el monto y el tipo de documento y se arman propuestas de gasto editables. Si el formato no se reconoce, completás el gasto a mano.
Se leen PDF con texto de facturas electrónicas de AFIP, recibos de sueldo, formularios F.931 y débitos de SICAYC. También podés subir JPG o PNG o un PDF escaneado: en esos casos el gasto se carga a mano, ligado al archivo.
La revisión es obligatoria. Antes de crear los gastos podés editar, unir, dividir o excluir líneas; si cerrás sin aplicar, el documento queda pendiente.
Para servicios, seguros y cargas que se repiten cada mes usás Agregar gasto recurrente. El catálogo de proveedores se carga una vez y elegís cuáles imprimir en cada período.
¿Cómo se clasifican los gastos?
Cada gasto tiene un rubro y un destino de prorrateo. Al leer el documento el sistema sugiere ambos, y los podés cambiar.
Los rubros son: remuneración del personal y cargas sociales, servicios públicos, abonos de servicios, mantenimiento de partes comunes, reparaciones en unidades, gastos bancarios, limpieza, administración, seguros y otros.
El destino define quién paga: A, gastos del edificio; B, gastos de cochera; C, gastos extraordinarios; D, gastos D; o particular, que va a una sola unidad. La letra fiscal de la factura no es el destino. Los gastos en cuotas llevan cuota actual y cuotas totales.
¿Cómo funcionan las provisiones?
Una provisión es un gasto que se reserva en un período para aplicarlo después. Con Aplicar provisión se crea una línea de aplicación que copia el rubro, el destino y el carácter de la provisión original.
La provisión suma al total del período y su aplicación lo descuenta. Cada concepto muestra su posición: provisionado, aplicado o disponible.
¿Cómo se reparte el total entre las unidades?
Cada unidad paga según su coeficiente: el total de cada destino se reparte en proporción a los porcentajes. Los gastos particulares van enteros a su unidad y los de cochera solo a las que participan.
Antes de cerrar, la previsualización de cargos muestra qué paga cada unidad. La regla completa está en la guía del coeficiente.
¿Cómo se cierra el período y qué pasa con la mora?
Con Revisar y cerrar liquidación se calcula la versión inicial de cargos por unidad. Después se puede reabrir para corregir gastos.
Si el período ya tuvo cobros y lo reabrís y recerrás, los cargos cobrados se conservan y el recierre genera débitos o créditos por la diferencia.
El cierre incluye una columna Adicional / Interés: podés cobrar interés por mora a una unidad, calculado como un porcentaje sobre la deuda anterior impaga, o registrarlo manualmente. El vencimiento es opcional y sale en el aviso de cobro.
¿Qué puedo descargar de la liquidación?
Un PDF con la liquidación, con Descargar liquidación, y un libro de Excel con el detalle, con Descargar Excel.
El Excel trae hojas como Resumen, Detalle de gastos, Unidades, Estado de cuentas y prorrateo de gastos, Reconciliación por destino, Ingresos, Estado patrimonial, Proveedores del período, Caja y Provisiones.
¿Puedo importar mi liquidación desde Excel?
Sí, pero con el libro que descargás de ExpensasYa, no con una planilla armada desde cero. Editás las hojas Detalle de gastos y Unidades y lo volvés a subir con Importar Excel.
Solo funciona en períodos en borrador y el archivo tiene que coincidir en consorcio, período y revisión del libro. Antes de aplicar ves un resumen de cambios, y la importación no mueve caja.
¿Qué hago después de liquidar?
Enviar las expensas por correo a los consorcistas registrados y, a medida que entran los pagos, llevar la caja y los cobros.